Loiselet & Daigremont : bilan d’activité après une année de pandémie
Cela fait déjà un an que le premier confinement est entré en vigueur avec l’état d’urgence sanitaire et des conséquences immédiates sur les copropriétés. Pour satisfaire à ces obligations, Loiselet & Daigremont a mobilisé les moyens techniques et humains nécessaires pour que la vie des copropriétés se poursuive. Bilan d’une année pas comme les autres...
Loiselet & Daigremont : un syndic toujours présent
L’implication au quotidien des collaborateurs a joué un rôle essentiel. Car, depuis le début de la crise, l’enjeu et de conserver le lien entre le gestionnaire et les copropriétaires. Le confinement n’a pas facilité les relations entre voisins du fait d’une occupation quasi permanente des logements. Dans cette situation parfois inconfortable, on appelle son syndic pour trouver des solutions. Si tout le monde appelle, cela devient compliqué ! Surtout qu’une partie des équipes étaient en télétravail afin de respecter les mesures sanitaires imposées par les autorités.
Pourtant, toutes les interactions entre clients et équipes de gestion ont pu se maintenir. De même, les documents indispensables à la bonne gestion des copropriétés, tant sur le plan administratif que comptable, ont bien été transmis. Ainsi, les prestations essentielles continuent d’être assurées sans défaillance.
Loiselet & Daigremont invente le concept du syndic 24 sur 24
Rappelons qu’il y a une vingtaine d’années, Loiselet & Daigremont a lancé l’idée d’un syndic disponible 24 h sur 24. En effet, il s’agit du service “LoDaVeille” sur abonnement. Il permet de conserver un lien permanent avec son gestionnaire pour résoudre toutes sortes de problèmes. Aussi, ce service a été offert aux clients non abonnés pendant les deux périodes de confinement et pendant tout l’été 2020.
Cette permanence a joué un rôle essentiel dans l’entretien, la maintenance des installations techniques et les interventions urgentes. C’est pourquoi Loiselet & Daigremont a décidé de renouveler l’opération “LoDaVeille Covid-19” avec les nouvelles mesures de restrictions renforcées imposées en Ile-de-France.
“ Nous ouvrons nos standards téléphoniques la nuit et les week-ends, à toutes les copropriétés dont nous sommes le syndic. Les équipes de LoDaVeille, spécialisées en gestion de crise, ont été renforcées, pour faire face au surcroît d’appels générés par un nombre d’utilisateurs plus importants, mais aussi la sollicitation plus forte des installations dans les immeubles, liée aux confinements.” - Philippe Loiselet, directeur général de Loiselet & Daigremont.
Soulignons que la poursuite des activités de maintenance et de dépannage a aussi été rendue possible grâce à l’implication des prestataires de dépannage et de travaux. Ils ont continué à assurer leurs prestations contractuelles et les dépannages essentiels.
Des services et applications en ligne pour les copropriétés
La communication est restée fluide et permanente grâce aux outils dématérialisés mis à la disposition des copropriétaires. Ils disposent d’un espace personnel sur la plateforme LoDaWeb ou Émile. Cette dernière, est une application de déclaration et de suivi des incidents. Des solutions numériques qui ont fait leur preuve en l’absence de contacts physiques.
Rappelons également l’utilité des extranets de copropriété. Il est temps de généraliser l’utilisation de l’échange électronique en copropriété, ce qui permet de laisser du temps à la relation humaine. Contrairement à ce que certains voudraient nous faire croire, Internet ne gèrera jamais seul une copropriété !
“ Nous ne comprenons pas pourquoi la fourniture d’une adresse électronique par le copropriétaire au syndic reste une faculté, dès lors que le copropriétaire dispose d’une telle adresse. La pandémie a entrainé des dysfonctionnements majeurs des services postaux. Cela nous a empêché de communiquer avec les clients dont l’adresse électronique ne nous était pas connue ! ” - Philippe Loiselet.
Tenue des assemblées générales en visioconférence ou par correspondance
L’organisation des assemblées générales s’est adapté à la période de pandémie. Les restrictions de déplacement ont conduit à instituer des mesures nouvelles et des façons différentes de gérer les immeubles. Par ordonnances, le gouvernement a permis de préserver la sécurité juridique des copropriétés, mise à mal par l’impossibilité de tenir les assemblées (ordonnances N° 2020-304 et 460).
Loiselet & Daigremont a mobilisé les moyens techniques et humains nécessaires pour poursuivre la tenue des assemblées générales en visioconférence. Toutefois, dans la pratique, ce type de réunions est pratique avec seulement quelques participants. Elle devient difficile dès que l’on dépasse les quinze personnes. Or cela représente la majorité des assemblées !
C’est aussi en réponse à ce problème que la loi a autorisé l’organisation de consultations et votes par correspondance. Les ordres du jour de ces réunions ont bien évidemment été élaborés, comme à l’accoutumée, en concertation avec les conseils syndicaux. Par ailleurs, certains sujets portant sur des programmes de travaux nécessitent des réunions préalables à la consultation à distance. Aussi, à la demande des conseillers syndicaux, ces réunions ont été organisées en visioconférence.
“ À la demande de nos clients, nous avons limité les ordres du jour des réunions préparatoires aux décisions régaliennes essentielles. De fait, nous avons reporté les questions qui nécessitaient un grand débat.” - Philippe Loiselet, directeur général de Loiselet & Daigremont.
La tenue des assemblées générales en vote par correspondance fonctionne pourtant très bien dans les réunions de sociétés commerciales. Malheureusement, ce procédé n’est pas vraiment adapté aux copropriétés. La démocratie est une vraie réalité : tout le monde peut parler et donner son avis. Ce qui est significativement plus difficile dans un vote par correspondance.
Un décompte des votes par correspondance bien plus compliqué
Ce mode de tenue des réunions présente également un inconvénient majeur : le décompte des votes est plus compliqué que dans le cas d’une réunion traditionnelle. Car dans le cas d’une consultation écrite, il faut examiner chaque bulletin de vote pour chaque décision. Ceci a conduit à des séances de dépouillement qui ont duré significativement plus longtemps. Parfois, plus de 10 heures pour de grosses copropriétés !
“ On comprendra donc très facilement que nous ne sommes pas spécialement favorables à ce que ce mode de consultation se généralise. Nous souhaitons, là aussi, le retour à une situation plus normale.” - Philippe Loiselet.
Loiselet & daigremont a mis tout en œuvre pour que les assemblées générales se tiennent normalement. Les décisions nécessaires se prennent de façon la plus simple et la plus démocratique possible. Par ailleurs, deux sujets mériteraient une évolution urgente de la réglementation relative à la copropriété. En effet, la crise sanitaire a pu mettre en évidence certaines difficultés. Il faut donc agir de sorte que le digital puisse renforcer les relations entre syndic et copropriétaires. De plus, il devient nécessaire de changer les règles relatives au mode de computation des votes en assemblée générale.
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